معرفی ظرفیت های کهگیلویه و بویراحمد در قاب عکاسان کشوری
یاسوج- مدیرکل فرهنگ و ارشاد اسلامی کهگیلویه و بویراحمد از اجرای برنامه ملی هنری تور تخصصی عکاسی با حضور عکاسان برجسته کشوری در سطح این استان خبر داد.
به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر ، گاوصندوق، کمد بایگانی یا یک آرشیو دیجیتال؟ تصور کنید یکی از مهم ترین قراردادهای سازمان درست زمانی گم می شود که برای نهایی کردن یک معامله به آن نیاز دارید. یا پرونده ای محرمانه به دست کارمندی می رسد که نباید به آن دسترسی داشته باشد. شاید هم خرابی یک سیستم یا بروز حادثه ای پیش بینی نشده، اطلاعاتی را از بین ببرد که جمع آوری آن ها سال ها زمان برده است. در هرکدام از این شرایط، یک سؤال مهم مطرح می شود: آیا روش فعلی نگهداری اسناد سازمان واقعاً از اطلاعات آن محافظت می کند؟
بسیاری از سازمان ها برای نگهداری مدارک مهم به گاوصندوق، کمدهای قفل دار یا پوشه های رمزگذاری شده در رایانه ها تکیه می کنند. این روش ها هرکدام کاربرد خودشان را دارند، اما وقتی تعداد اسناد افزایش پیدا می کند و افراد بیشتری برای انجام وظایف روزانه به آن ها نیاز دارند، مسئله دیگر فقط محل نگهداری مدارک نیست. دسترسی کنترل شده، جلوگیری از افشای اطلاعات، پیدا کردن سریع اسناد و اطمینان از باقی ماندن نسخه های معتبر هم به همان اندازه اهمیت پیدا می کنند.
گاوصندوق و کمد بایگانی تا کجا می توانند از اسناد محافظت کنند؟
گاوصندوق برای نگهداری اسناد حساس و مدارک فیزیکی ارزشمند انتخاب مناسبی است. کمدهای بایگانی نیز به سازمان کمک می کنند پرونده ها را دسته بندی کنند و در یک فضای مشخص نگه دارند. بااین حال، این روش ها محدودیت هایی دارند که با افزایش حجم اطلاعات و پیچیده ترشدن فرایندهای سازمانی بیشتر نمایان می شوند.
برای مثال، اگر کارشناس واحد مالی به قراردادی نیاز داشته باشد که در اختیار واحد حقوقی است، ممکن است برای دریافت آن مجبور شود چند تماس بگیرد، منتظر بماند یا از روی سند نسخه دیگری تهیه کند. اگر همین اتفاق برای ده ها پرونده در طول روز تکرار شود، زمان قابل توجهی از کارکنان صرف پیدا کردن و جابه جایی اسناد خواهد شد.
بنابراین، بایگانی فیزیکی همچنان برای برخی اسناد ضروری است؛ اما برای سازمان هایی که به دسترسی سریع، نظارت دقیق و مدیریت حجم زیادی از اطلاعات نیاز دارند، معمولاً به تنهایی پاسخ گوی تمام نیازهای امنیتی نیست.
آرشیو دیجیتال چطور امنیت اسناد را افزایش می دهد؟
خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد .
خبرگزاری مهر
خبرگزاری صدا و سیما
{{name}}
{{content}}